Планировать день без мучений
Планирование времени

Управление временем или план на день

Однажды, от одной девушки я услышал, что она хочет пойти на курсы тайм-менеджмента. Девушка эта в то время была домохозяйкой и не занималась ничем другим, кроме как работы по дому и ребенком. Первый вопрос, который я ей задал был «Зачем? Что ты хочешь получить в итоге после этого курса?». Ответ меня искренне изумил: «Я хочу планировать свой день по минутам и выполнять его, то есть если я запланировала с 13:30 до 16:00 встречу с подругами, то я закончила и начала минута в минуту». У многих из нас неправильное представление о том, что такое планирование времени и дня. Если мы считаем, что планирование дня — это когда у нас каждый час расписан и всё по минутам занято, то естественно мы будем считать, что Тайм-Менеджмент – это кандалы, и только одно упоминание об этом будет вызывать у нас стресс.

Я сначала думал, что такое мышление — это нонсенс и оно встречается редко. Однако, я понял, что это самое распространенное мнение, когда увидел большинство ежедневников на полках магазинов. Открывая страницу на день, мы видим там разлинованный лист с указанием времени 8:00, 9:00 и т.д. Сухие цифры часов и минут, которые намекают, что если ты начал задачу в 9 утра и не закончил к 10, то следующую задачу ты либо должен проигнорировать, либо не закончить предыдущую. Это конечно утрировано, но ведь так и есть. В конце такого дня, ты себя чувствуешь, как белка в колесе и в клетке. Конечно, все боятся тайм-менеджментов и ежедневников. И тем не менее, признается правильным каждый год дарить своим клиентам, подчиненным или партнерам эти сухие ежедневники с одинаковыми как на подбор содержаниями.

На самом деле управлять своим днём – это и есть истинная свобода.

Ведь мы точно знаем на что способны за день, что мы можем сделать и делаем то, что приближает нас к нашим желаниям. Удовлетворение наших желаний, потребностей и достижения целей делает нас счастливыми, а ведь именно это должно быть смыслом каждой жизни. Но чтобы спланировать свой день, необходимо чётко разделять какие задачи привязаны ко времени, дате, а какие нет; какие приоритетные, а какие не очень; что можно и нужно сделать, а что делать вовсе необязательно; что должен делать я, а что другие.

Следующая часть статьи будет содержать краткие рекомендации для планирования дня.

Для начала давайте разберемся для чего необходимо планировать день.

  • Во-первых, если вы не планируете свой день и своё время, то кто-то его будет планировать за вас. Шеф, клиенты, болтливые сотрудники, телевизор и маркетологи. Во-вторых, отсутствие плана действий – это все равно, что отсутствие карты или навигатора во время дальней поездки, или ещё хуже поездки по Москве. Вам придётся постоянно останавливаться и спрашивать у прохожих – куда же вам ехать. И повезет, если они вас в нужную сторону направят. В-третьих, не зная свой список дел на сегодня, вы будете себя ощущать в стрессе каждый раз, когда вспомните, что вы сделать забыли, или, когда будете понимать, что список дел у вас больше чем вы можете сделать.
  • Далее. Из чего же состоит наш день. Встречи, звонки, совещания, события, даже телесериал по телевизору – всё это задачи, привязанные ко времени и/или к дате, так называемые «жёсткие» задачи. В календаре, на временной шкале или в расписании должны быть только эти задачи. Исключения составляют информация, которая приурочена к конкретным датам, такая как напоминания о действиях и важных задачах, которые вы бы хотели сегодня сделать, и информация, которая может быть необходима в этот день, например, вопросы по совещанию, или ссылка на литературу, которую надо с собой взять на встречу.
  • Всегда имейте запас по времени в таких задачах, особенно если они касаются других людей. К примеру, если вы рассчитываете, что встреча пройдёт 15 минут, то будьте готовы к тому, что она может продлиться 30, 45 или даже 60 минут. По разным причинам, но это то, что зависит не только от вас. Оборвав встречу через 15 минут (ещё хуже по таймеру с телефона), вы можете потерять клиента, партнёра или получить негативное отношение к себе, а может быть упустите возможность обсудить какой-то новый проект, который перевернет всю вашу жизнь.
  • Другие задачи, которые вы хотите сделать — являются гибкими, то есть вы можете их делать в любое время этого дня. Их следует вести отдельно от временных привязок. Выпишите их списком и расставьте приоритеты. Существует множество способов расстановки приоритетов, о них мы расскажем в других статьях. Самое простое и эффективное это отделить срочные задачи (горячие) от важных (которые принесут наибольшую прибыль).

    Срочность задачи проверяется вопросом: «Что будет если я этого не сделаю… сегодня/завтра?» «…на этой неделе?» «… в этом месяце?», «не сделаю вообще?». Если ответ на вопрос «Не сделаю сегодня/завтра?», у вас возникает ощущение, что придёт беда, то это и есть срочная задача.

  • Разделив срочные от не очень срочных задач, нужно посмотреть на важность этой задачи: «Насколько эта, задача соответствует моей цели?» «Какой ключевой и самый важный шаг я могу сделать по направлению к этой цели?», «Это моя задача? Она важна мне или моему коллеге?»
  • Далее следует понять какие задачи зависят не от вас. Это так называемые задачи ожидания, которые вы держите на контроле, например, сообщение из налоговой, или первая часть проекта от коллеги. В этот день может быть срок сдачи по этим задачам, и вам необходимо их проконтролировать. Их следует выделить и отследить.
  • В течение дня к вам в план будут вмешиваться различные задачи, так называемые «входящие» задачи. Их стоит записать в отдельное место и, ни в коем случае, сразу за них не хвататься, только если они не пахнут скверным запахом, и боязнь этого не сделать вводит вас в панику. Если задач у вас приходит не много, и они не выглядят горячими, то в конце дня или 2-3 раза в день эти задачи нужно обработать и понять, какие действия по ним вы будете делать, кому какие задачи поручите, а какие вы будете делать далеко в будущем
  • В конце дня нужно подвести итог, свериться с планом, сколько было сделано, записать инсайты и результаты. Настоящие лидеры смотрят не как далеко им ещё идти, а смотрят на то сколько уже пройдено. Для этого каждый день надо подводить резюме дня. Каждую неделю резюме недели и т.д. А уже потом надо строить план на завтра.

Если вы не запланируете свой день, то кто-то сделает это за вас

Очевидно, что время ускоряет свой бег, а мы в попытке угнаться за ним получаем постоянные стрессы и, что самое ужасное – не на дюйм не приближаемся к своим целям. Ключевое слово «своим». А ведь мы стремимся к счастью, получать от жизни удовольствие. И только, взяв жизнь в свои руки, взяв ответственность за все происходящее на себя, мы можем получать от неё удовольствие. Взять в руки свой день, планировать его и выполнять – это только один шаг, возможно не первый, но крайне важный.

«Успех – это возможность просыпаться утром и засыпать вечером, успевая делать между этими двумя событиями то, что тебе по-настоящему нравится» (Боб Дилан)

Спасибо за то, что прочитали статью до этого момента, будет приятно почитать ваши комментарии, задавайте свои вопросы, мы вам обязательно ответим.

Подписывайтесь на нашу страницу, вас ждёт много полезного

Посетите наш магазин

Органайзеры Exclusive

Органайзеры Exclusive

Открыть группу
Органайзеры Premium

Органайзеры Premium

Открыть группу
Органайзеры Classic

Органайзеры Classic

Открыть группу

Подписывайтесь на полезные материалы

Похожие статьи

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *